План подготовки к выставке: составляем поэтапно

В идеале, место под будущий стенд надо бронировать сразу по окончании текущего выставочного мероприятия или хотя бы за полгода до начала следующего. Причина №1: хорошие места быстро заканчиваются. Причина №2: при раннем бронировании действуют скидки.

За шесть месяцев следует:

• выбрать выставку и утвердить бюджет;
• заказать площадь и основные услуги, оформив основную заявочную документацию;
• подписать договор и оплатить счета.

За пять месяцев:

• периодически общаться с Организатором выставки;
• получить программу деловых семинаров. Если надо, подтвердить свое участие.

За четыре месяца:

• продумать концепцию мероприятия;
• заказать макеты полиграфической и сувенирной продукции;
• изготовить продукцию;
• заказать рекламное видео о деятельности компании, если нужно.

За три месяца:

• сообщить о выставке всем структурным отделам организации, особенно тем, что непосредственно задействованы в ее подготовке;
• утвердить у руководства список экспонатов, если их нужно везти из-за границы. Проконтролировать сроки поставки груза;
• объявить тендер на изготовление выставочного стенда;
• выбрать Застройщика;
• разработать несколько эскизов стенда.

За два месяца:

• утвердить у руководства список экспонатов. Позднее проконтролировать процесс их производства, подготовки и перемещения со склада;
• утвердить эскиз стенда, подписать договор с Застройщиком, внести % предоплаты за услуги;
• отослать данные о компании в информационный каталог выставки;
• заказать дополнительные услуги у Организатора;
• разместить рекламу об участии в выставке на профильных сайтах, в профильных СМИ;
• обновить базу данных для массовой рассылки;
• разработать анкету для опроса посетителей стенда.

За месяц:

• добавить новость о выставке на официальный сайт компании;
• заказать и оплатить дополнительные услуги у всевозможных подрядчиков (аренда промоутеров, артистов и т.д.);
• сделать почтовую и электронную рассылку пригласительных по базе данных;
• подготовить план и список правил по работе на выставке;
• провести 2 тренинга для сотрудников-стендистов.

За неделю:

• проконтролировать все запущенные процессы;
• провести заключительную e-mail рассылку приглашений;
• заверить печатью банка все банковские выписки;
• провести 3-ий заключительный тренинг;
• упаковать и подписать всю полиграфию, сувенирку и хозтовары, которые "поедут" на выставку;
• в офисе на видном месте приклеить график работы в павильоне.

За три дня:

• начать застройку стенда;
• забрать у Организатора пакет документов для экспонента.

За один день:

• проконтролировать чистоту готового стенда;
• заехать на выставку и разложить то, что привезли из офиса.

За два часа:

• ответственному сотруднику быть на стенде;
• проконтролировать генеральную уборку стенда;
• проконтролировать наличие экспонатов, полиграфической и сувенирной продукции, канцелярии, визиток, списка мобильных телефонов стендистов, офисных работников и подрядчиков, включая Организатора выставки и Застройщика стенда.

За 30 минут до начала:

• проконтролировать присутствие стендистов;
• проконтролировать их внешний вид: деловой стиль одежды, чистую обувь, чистые волосы, ногти, наличие мятных конфет и т.д.

За 5 минут до начала:

• не забыть улыбнуться :)))

Пожалуй, основной залог успеха – добросовестная работа стендистов. Выставка – это тяжелый коллективный труд. Каждый сотрудник должен понимать ради чего он старается.

Во-первых, ему надо обозначить основные стратегические цели: «Мы участвуем потому, что выходим на рынок. На этом мероприятии собраны наши главные потенциальные клиенты. Мы должны заполучить их, чтобы начать продажу нового оборудования».

Во-вторых, надо четко объяснить задачи: «Мы должны провести переговоры с компаниями X, Y, Z, в результате которых, в течение трех месяцев должны продать 30 станков такой-то модели на такую-то сумму».

В-третьих, нужно мотивировать: «За эффективную работу ты получишь премию к зарплате» или «Можешь выбрать отпуск в удобное время»;

В-четвертых, стоит делиться цифрами: «аренда 1 м2 нашего стенда не считая дизайна, обошлась компании в 160 евро за 4 дня. Не думаю, что уехать домой раньше – хорошая идея».

В-пятых, надо относиться к людям по-человечески. Закупаем на стенд нормальную еду: вкусное печенье, качественный кофе, сок, мытые яблоки и бананы, приличную колбасу и ежедневно свежий хлеб, либо выдаем нормальную сумму денег на питание в кафе. Если приходится работать в выходные дни – предоставляем отгулы или хотя бы разрешаем утром подольше поспать;

В-шестых, контролируем. На стенде, как на судне, нельзя без капитана.

Собираем информацию

Самое важное на выставке – систематизация полученных дынных. Ради этого мы и тратили такие немалые деньги. Поэтому придумываем анкету и повод для сбора визиток. В левом верхнем углу крепим визитку. Под ней оставляем поля, чтобы если надо, вписать Ф.И.О., место работы и телефон посетителя вручную.

Исходя из наших целей, делим анкету на несколько частей: «Новый клиент», «Старый клиент», «Отрасль клиента», «Интерес клиента», «Будущие задачи» (отправить e-mail, позвонить, встретиться). Обязательно делаем временную шкалу, чтобы показать, в котором часу состоялся разговор, какой по счету был день выставки, кто заполнил анкету. Это информация потребуется для оценки качества работы каждого стендиста и дальнейшего анализа эффективности мероприятия.

Общаемся с посетителями

Всегда остаемся вежливыми и внимательными, но не пристаем с вопросами. Знаем, что нельзя начинать общение с фразы: «Вам помочь?» Закрытые вопросы предполагают однозначные ответы. Мы не хотим услышать «Нет!».

Слегка улыбаемся подошедшему посетителю и здороваемся, четко проговаривая каждую букву. Смотрим на реакцию человека. Если он увлеченно рассматривает экспонаты, говорим что-то вроде: «Это лечебная косметика компании Y, для очень сухой кожи на основе оливкового масла. А вам нравятся оливки? А вашим клиентам? Какое направление бизнеса вы представляете?».

Если человек боится начать разговор, предлагаем вкусную конфету, улыбаемся и говорим: «Дааа, здесь только всего. Как вам выставка (стенды, экспонаты)? Давно приехали? А что конкретно ищете?»

Если перед нами «пылесос», главная цель которого взять флешку с каждого стенда, предлагаем яркий брелок и листовку со словами: «Мы предлагаем асфальтоукладчики. Пожалуйста, звоните».

То есть, с одной стороны стараемся разговорить посетителя и узнать его цели, а с другой – экономим силы для полезных контактов.

Ведем себя прилично:

• жуем, запиваем и говорим по телефону только в подсобке;
• забываем о жвачке и про руки в карманах;
• не спим, не скучаем; · стараемся не сидеть;
• реагируем на людей, улыбаемся;
• крепим визитки к анкетам, а не прячем от коллег;
• в идеале, обращаемся ко всем сотрудникам по имени и отчеству, это дисциплинирует.

Эффективность выставки измеряют в три этапа, что позволяет проанализировать цикл роста продаж:

• сразу после окончания;
• через месяц;
• через год.

На первом этапе, подсчитывают количество заполненных анкет. Если выставка была для юридических лиц, хороший результат - 200 анкет за 4 дня. Главное, чтобы полученные контакты были полезными. Чтобы проще фиксировать новых клиентов, на весь раздаточный материал лучше наносить специальный номер телефона. Он должен публиковаться только на тиражах полиграфии и сувенирки, которые раздают на выставке.

Через месяц считают объем продаж, который принесли посетители выставки и фиксируют в отчете.

Через год подводят окончательные итоги. Для этого от общей выручки отнимают прямые и косвенные расходы на выставку.

К прямым расходам относятся:

• Оплата за аренду площади, организационный взнос и дополнительные услуги Организатора;
• Оплата за услуги Застройщика стенда;
• Оплата за услуги остальных подрядчиков;
• Представительские и хозяйственные траты.

К косвенным расходам относятся:

• Рабочий «простой» задействованных в выставке сотрудников.

Если полученная разница удовлетворяет руководителя, выставка признается эффективной и окупившей себя.